湄职院学〔2015〕4号
关于印发《湄洲湾职业技术学院毕业生档案管理办法（试行）》的通知
各系（院）：
为了进一步做好毕业生档案管理工作，促进学院毕业生档案管理工作的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》以及《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》等有关文件精神，结合学院实际，制定《湄洲湾职业技术学院毕业生档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：湄洲湾职业技术学院毕业生档案管理办法(试行)
湄洲湾职业技术学院
2015年6月4日
附件
湄洲湾职业技术学院毕业生档案管理办法（试行）
为了做好学院毕业生档案管理工作，促进学院毕业生档案管理工作的制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》以及《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》等有关文件精神，结合学院实际，制定本办法。
第一条 毕业生档案是国家人事档案的组成部分，它如实记载了学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，也是用人单位了解、考察和培养、使用学生的重要依据。各相关部门应加强对毕业生档案的悼念、整理和管理工作，有效地保护和利用毕业生档案。
第二条 学院毕业生档案实行统一领导，分级负责管理的管理体制。各系（院）负责本部门毕业生毕业前档案材料的收集、整理、归档及管理工作。学生工作处负责全院毕业生毕业后档案的转递、整理及管理工作。
第三条 毕业生档案的管理工作由学院毕业生工作领导小组统一领导，学工处专人负责，各系（院）辅导员共同协作管理。
第四条 毕业生档案归档材料内容：
1．高中阶段档案；
2．学生入学体检表；
3．毕业生登记表；
4．毕业生实习鉴定表；
5．综合素质测评表；
6．学籍卡；
7．奖惩材料复印件；
8．其他需要归档的材料。
第五条 归档材料必须真实，不得涂改。
第六条 毕业生毕业离校后，各系（院）应按学院的统一要求及时整理归档，按时将档案移交学生工作处。
第七条 各系（院）在移交档案时，应附《毕业生档案移交名册》，详细记载毕业生档案材料上交情况。名册一式两份，移交人和接收人须在上面签字，各持一份，并存档备查。
第八条 各系（院）不得扣留或留存毕业生档案，不得擅自将毕业生档案交给毕业生及他人。
第九条 学生工作处在接到毕业生档案后，应及时整理检查后粘贴密封条，并在一个月内转递寄发到相关部门。
第十条 毕业前已落实签约就业单位或办理人事代理的毕业生档案，在毕业离校后通过快递方式寄送就业单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，档案寄送地址依据协议书所填信息。
第十一条 毕业离校时未落实就业单位的毕业生或派遣回生源地人事局的毕业生，个人档案全部寄送到生源地档案管理部门，请毕业生注意查收，未查收到档案的毕业生，应在毕业当年十二月份以前与学院联系查询。以免事隔久远后，很难查清档案遗失的环节。
第十二条 学生工作处转递寄发毕业生档案时应制作《毕业生档案移交清单》，并存档备查。
第十三条 毕业生档案属于机密文件，原则不允许自带档案。因特殊原因需要自提档案的，应持用人单位或人事部门出具的《调档函》。毕业生自提档案后，由其本人负责保管，毕业生本人不得私启档案密封条，若出现档案损坏或丢失等问题由其本人负责，学校不承担任何责任。
第十四条 本办法与上级规章制度及文件不符的，按上级规章制度及文件执行。
第十五条 本办法从2015年6月15日起施行，学生工作处负责解释。
抄送：党委工作部、办公室、纪检监察审计室、人事处、教务处、后勤处、团委、保卫科、财务科、学院领导、存档（2）
湄洲湾职业技术学院学工处 2015年6月4日印发